DOC.EIFU
dernière modification : 15 février 2020
document – Dossier réglementaire pour instructions d’emploi sous format électronique
Introduction
Généralité
Ce document enregistre les réponses apportées aux obligations règlementaires du règlement (UE) 207/2012.
Destinataires
- Responsable documentation
- Responsable infrastructure informatique
- Responsable affaires règlementaires
- Responsable qualité
- Direction
Ce dossier réglementaire est associé à la procédure de gestion des risques (PRO.GDR), il est mis à jour en fonction des résultats des activités de surveillance (PRO.SAC).
Normes, Guides et Règlementations
Définitions
Abréviations
Évaluation des conditions pour pouvoir fournir les instructions d’emploi sous forme électronique uniquement
Type de dispositif médical
Votre dispositif doit faire partie de l’une de ces familles pour pouvoir fournir les instructions uniquement en version électronique.
- dispositifs médicaux implantables actifs et leurs accessoires, exclusivement destinés à l’implantation ou à la programmation d’un dispositif
médical implantable actif déterminé - dispositifs médicaux implantables et leurs accessoires, exclusivement destinés à l’implantation d’un dispositif médical implantable déterminé;
- les dispositifs médicaux fixes installés visés par la directive 93/42/CEE;
- les dispositifs médicaux et leurs accessoires visés par les directives 90/385/CEE et 93/42/CEE et pourvus d’un système intégré affichant les instructions d’emploi;
- les logiciels autonomes visés par la directive 93/42/CEE.
Utilisateurs
Il faut répondre « oui » aux deux questions pour pouvoir fournir une e-IFU pour un DM.
Les 2 questions sont à réévaluer pour chaque variante de DM si ces variantes sont amenées à être utilisées par des personnes différentes.
| Condition | Respect (oui / non) | Preuve documentée |
|---|---|---|
| Les dispositifs et accessoires sont exclusivement destinés à des utilisateurs professionnels | Oui | Définition des profils utilisateurs dans le dossier de gestion des risques DOC.DGR |
| Une utilisation par d’autres personnes n’est pas raisonnablement prévisible | Oui | Pas d’identification d’une utilisation par d’autres personnes dans le cadre des activités d’analyse des risques |
Délai dans lequel la version papier des instructions d’emploi devra être fournie à la demande des utilisateurs
Il faut justifier le délai de fourniture des instructions papier aux demandeurs. Par exemple comme ci-dessous. Pour le transporteur, il peut être judicieux de faire une sélection du fournisseur du service dans le cadre de vos activités de sélection des fournisseurs.
| Traitement demande | 2J | Selon procédure xxx |
|---|---|---|
| Traitement envoi | 2J | Selon procédure xxx |
| Transport | 3J | Délai maximum transporteur international vers l’UE et la Suisse. |
| Total : | 7J ouvrés |
Conclusion : le délai de 7 jours est conforme à l’exigence du règlement Article 5.3 (7 jours max).
Analyse des risques
L’analyse des risques tient compte des informations du dossier de gestion des risques.
L’analyse des risques est actualisée au besoin en fonction des résultats de la surveillance post commercialisation.
Remplir le tableau d’analyse de risques ci-dessous selon l’indication d’utilisation de votre DM et le contexte / l’organisation des processus de votre société.
La colonne “portée de l’analyse” est issue du règlement (UE) 207/2012 et doit rester inchangée.
Les colonnes “analyse”, “conclusion” et “ID Risque” sont à remplir par vos soins.
Les identifiants dans la colonne “ID Risque” permettent la traçabilité avec votre document d’analyse des risques.
| Portée de l’analyse (article 4 règlement (UE) 207/2012) | Analyse | Conclusion | ID risque |
|---|---|---|---|
| a) Connaissances et l’expérience des utilisateurs visés, notamment en ce qui concerne l’utilisation du dispositif, ainsi que leurs besoins | L’utilisateur du dispositif nécessite d’être formé et de pouvoir consulter les instructions d’utilisation. Le besoin de préciser les modalités d’accès aux instructions d’utilisation est identifié, voir ADR | Risque maitrisé | RSK.IFU.42 |
| b) Les caractéristiques de l’environnement dans lequel le dispositif sera utilisé ; | Le dispositif est un logiciel nécessitant l’environnement adapté pour consulter les instructions d’utilisation | Pas de risque identifié | N.A. |
| c) Les connaissances et l’expérience des utilisateurs visés en ce qui concerne le matériel informatique et les logiciels nécessaires à l’affichage des instructions d’emploi électroniques | Le dispositif est un logiciel, les utilisateurs de logiciel ont les compétences nécessaires pour utiliser un logiciel. De plus, les modalités de consultation des instructions d’utilisation sont spécifiées durant la formation des utilisateurs. | Pas de risque identifié | N.A. |
| d) L’accès de l’utilisateur aux ressources électroniques raisonnablement nécessaires en cours d’utilisation ; | L’utilisation du dispositif n’a pas de caractère urgent, l’utilisateur peut interrompre l’utilisation du logiciel, réduire la fenêtre du logiciel et consulter les instructions d’utilisation | Pas de risque identifié | N.A. |
| e) L’efficacité des systèmes de sécurité assurant la protection des données et des contenus électroniques contre toute modification non autorisée ; | Les instructions d’utilisation sont fournies en format pdf, une modification relèverait d’un acte de sabotage légitimement écarté lors des activités d’ingénierie de l’aptitude à l’utilisation | Pas de risque identifié | N.A. |
| f) Les mécanismes de sécurité et de secours en cas de défaillance du matériel informatique ou des logiciels, en particulier quand les instructions d’emploi électroniques sont intégrées au dispositif | En cas de défaillance de l’ordinateur intégrant le dispositif, les instructions (notamment coordonnées en cas de problème) restent accessibles sur le site internet XXX | Risque maitrisé | RSK.IFU.42 |
| g) Situations d’urgence médicale prévisibles nécessitant le recours à des informations sur un support papier | Aucune situation n’a été identifiée | Pas de risque identifié | N.A. |
| h) Les répercussions d’une indisponibilité temporaire du site web concerné ou d’internet en général, ou de leur consultation depuis la structure de soins, et les mesures de sécurité envisageables pour remédier à cette situation | L’utilisation du dispositif ne nécessite pas l’accès à internet, les informations nécessaires à une utilisation correcte sont marquées sur le dispositif (voir le “Plan d’étiquetage”). | Pas de risque identifié | N.A. |
| i) Une évaluation du délai dans lequel la version papier des instructions d’emploi devra être fournie à la demande des utilisateurs | Un délai de 7 J a été évalué, aucun risque associé n’a été identifié | Pas de risque identifié | N.A. |
Conclusion
Conclure sur les risques liés à l’utilisation exclusive d’e-IFU.
En tenant compte des résultats de l’analyse des risques et des bénéfices liés aux informations électroniques (copie, impression, recherche, facilité de mise à jour, …) : le recours est accepté, les e-IFU maintiennent le degré de sécurité offert par la notice imprimée.
Dispositions
Fourniture des instructions d’emploi en support papier
Indiquer ou renvoyer vers les dispositions d’envoi des IFU en papier. Pour éviter des coûts importants, possibilité de limiter l’envoi sans frais à UN exemplaire par client.
Le système d’envoi sans frais est documenté dans le document / procédure / instruction XXX.
Informations concernant les situations d’urgence médicale prévisibles
Prise en compte des situations d’urgence, le cas échéant : les dispositions mises en œuvre doivent inclure les mesures de réduction de risques éventuelles du risque g) du tableau du présent document.
N.A. : Pas d’urgence médicale identifiée dans le cadre des activités de gestion des risques
Contrôle qualité – validation des e-IFU
Démontrer comment l’exigence suivante est prise en compte : [Les fabricants] assurent la qualité de la conception et du fonctionnement des instructions d’emploi électroniques et apportent la preuve des contrôles et des procédures de validation réalisés à cet effet.
Les instructions d’utilisation sont soumises aux dispositions en place pour les dispositifs médicaux (conception et développement, contrôle des documents, développement logiciel, …). Cf rapport de test xxx
Renseignements sur la configuration informatique nécessaire pour afficher les instructions
Renvoyez vers le ou les documents qui contiennent les informations de configuration informatique nécessaire pour afficher les instructions.
Les dispositions sont renseignées sur le site internet.
Information lors des mises à jour
Renvoyez vers le ou les documents qui décrivent les dispositions pour la mise à jour des e-IFU et l’information des parties concernées sur ces mises à jour.
Les instructions sont mises à jour en même temps que le dispositif. Les utilisateurs sont informés selon la procédure XXX.
Informations à fournir
Indication que les indications d’emploi sont disponibles en format électronique
Renvoyez vers le ou les documents qui indiquent que les IFU sont disponibles en format électronique. Par exemple sur l’emballage (citer le bon à tirer) ou le site internet ou à même le dispositif.
Renseigné sur le site internet.
Informations sur le mode de consultation des instructions d’emploi électroniques
Renvoyez vers le ou les documents qui indiquent quels sont les modes de consultation des e-IFU.
Renseigné sur le site internet et dans le logiciel conformément à la SPEC.WEB
Les exemples de preuve ci-dessous sont basés sur des informations données dans un site web.
Ces preuves peuvent aussi être sur l’emballage ou un guide rapide d’utilisation qui renvoie vers les e-IFU complètes.
Ces preuves peuvent aussi être sur l’emballage ou un guide rapide d’utilisation qui renvoie vers les e-IFU complètes.
| Exigence (article 6.3 règlement (UE) 207/2012) | Preuve de conformité |
|---|---|
| a) Toute information nécessaire à l’affichage de ces instructions | SPEC.WEB : Résolution écran, lecteur pdf |
| b) Une référence unique donnant un accès direct, et toute autre information nécessaire à l’utilisateur pour identifier et consulter les instructions voulues | SPEC.WEB : Lien vers pdf |
| c) Les coordonnées du fabricant | SPEC.WEB : Adresse, contact mail |
| d) Des informations indiquant où, comment et dans quel délai il est possible de demander et d’obtenir les instructions d’emploi sur un support papier sans frais supplémentaires | SPEC.FORMATION : infos sur format papier SPEC.WEB : tuto consultation via soft SPEC.WEB : Lien téléchargement SPEC.WEB : Demande version papier |
Exemple de mention sur le site internet :
“Merci de noter que le logiciel XXX est fourni avec un manuel utilisateur électronique.
Les instructions d’utilisation sont accessibles par les moyens suivants :
- Directement sur le logiciel XXX via le menu ‘A propos’, ou
- via ce lien : …
Merci de noter que ces instructions d’utilisation sont fournies au format ‘pdf’. Un lecteur approprié, tel Adobe Acrobat Reader est nécessaire pour les lire. Adobe Reader est téléchargeable à cette adresse : …
Une version physique du manuel utilisateur peut être fournie sous 7 jours sans surcoût en nous contactant à l’adresse ci-dessous : [votre adresse]”
Disponibilité sur internet
Renvoyez vers le ou les documents qui fournissent la preuve de disponibilité sur internet.
La disponibilité est garantie selon les SPEC.WEB
Exigences sur le site internet
Remplir la colonne preuve de conformité à droite du tableau ci-dessous avec les preuves de conformité aux exigences de la colonne de gauche.
| Exigence (article 7.2 règlement (UE) 207/2012) | Preuve de conformité |
|---|---|
| Les instructions sont fournies dans un format communément utilisé qui peut être lu avec un logiciel en libre accès ; | SPEC.WEB, SPEC.SOFT : Pdf |
| Le site est protégé contre les ingérences visant le matériel informatique et les logiciels ; | XXX |
| Il fonctionne de manière à empêcher autant que possible les interruptions et les erreurs d’affichage du serveur ; | XXX |
| Il précise dans quelles langues de l’Union les fabricants fournissent la notice d’instruction électronique | SPEC.WEB : Identification de la langue dans les liens de téléchargement |
| Il satisfait aux exigences de la directive 95/46/CE ; | N.A. car pas de données personnelles stockées sur le site. Seul un login et un mot de passe sont demandés. |
| L’adresse internet communiquée est stable et directement accessible | SPEC.WEB : spécification de la durée de disponibilité minimale de l’url |
| Toutes les anciennes versions de la notice d’instruction électronique et leur date de publication sont présentées sur le site web. | SPEC.WEB : archives |
Conservation des e-IFU
Indiquez ou renvoyez vers les documents qui spécifient comment et combien de temps sont conservées les e-IFU et laissées à la disposition des utilisateurs.
Selon les caractéristiques de vos DM, la durée indiquée varie.
Voir l’article 5 : “Pour les dispositifs subordonnés à une date d’expiration, à l’exception des dispositifs implantables, ils gardent la version électronique des instructions d’emploi à la disposition des utilisateurs pendant au moins deux ans à compter de la date d’expiration du dernier dispositif produit ; Pour les dispositifs qui n’ont pas de date d’expiration déterminée et les dispositifs implantables, ils gardent la version électronique des instructions d’emploi à la disposition des utilisateurs pendant au moins quinze ans à compter de la date de production du dernier dispositif.”
Attention : si le DM est implantable, l’e-IFU (et toutes les anciennes versions) DOIT rester à la disposition des utilisateurs pendant 15 ans, une éternité en informatique. Veillez à valider l’accès aux e-IFU sur votre site web selon le 4.1.6 de l’ISO 13485 et donc à maintenir ce site web à l’état validé pendant 15 ans.