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dernière modification : 12 février 2020

procédure – Gestion Des Documents

Explication rapide des différents types de documents que vous utiliserez dans le cadre de votre SMQ :

  • Procédure : décrit votre manière procéder pour une activité : les étapes, les moyens, les documents associés, …
  • Document : terme générique, un document est crée en amont pour être mis en œuvre plus tard. Exemple de document : document de planification, document de spécification des exigences
  • Enregistrement : utilise un document (la trame) qui est complété au fil de son utilisation. Exemple d’enregistrement : rapport d’essais, compte rendu d’une revue

ainsi que des étapes de création d’un document :

  • Rédaction : contenu créé par une personne compétente sur le sujet.
  • Vérification : vérification de la cohérence du contenu, de l’exhaustivité et du respect des convections internes sur les documents.
  • Approbation (ou Validation) : approbation vis-à-vis de la finalité prévue, idéalement après vérification de l’efficacité en conditions réelles.

Introduction

Objet

Cette procédure décrit les modalités mises en œuvre pour la maitrise des documents et des enregistrements du SMQ de l’entreprise.

Destinataires

Cette procédure concerne tous les membres de l’entreprise.

Guides, Normes et Règlementations

Abréviations

GDD; LDA; LNA; LRA; SMQ;

Définitions

Responsabilités

Le pilote du processus “Gestion de la documentation” est responsable de l’application de cette procédure.

Il définit les responsabilités pour la rédaction, la vérification et l’approbation des documents en collaboration avec les pilotes de processus.

Ces responsabilités sont enregistrées dans la “Fiche de poste” associée, selon PRO.GRH.

Avec la collaboration des pilotes de chaque processus, il décide des niveaux d’accès pour chaque personne selon la fonction exercée.

On distinguera les niveaux d’accès en :

  • Création
  • Consultation
  • Modification
  • Archivage
  • Suppression

Ces niveaux d’accès sont enregistrés dans le document “Gestion des droits d’accès à la documentation”.


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