Modèle pour les dossier de demande d’investigation clinique, selon le RDM

Le CCMO a publié un modèle, en anglais, pour vos dossier d’investigation clinique (pour soumission à un comité d’éthique), conformément aux exigences du règlement UE 2017/745 (annexe XIV).

Ce document fait une bonne synthèse des exigences du RDM tout en évoquant explicitement les normes applicables.

Scope

Le IMDD précise tous les éléments qui doivent être couverts (le cas échéant) pour une demande présentée à un Comité d’éthique aux Pays-Bas. Le document s’adresse aux dispositifs médicaux qui ne portent pas le marquage CE, dans le cadre du RDM et qui sont destinés à l’investigation clinique.
Si un dispositif médical non marqué CE, fabriqué et utilisé uniquement dans un seul établissement de santé, fait l’objet d’une investigation clinique, tous les éléments spécifiés dans le présent IMDD sont également considérés applicables. Tout écart par rapport au DIMD doit être clairement justifié et justifié.
Les bonnes pratiques cliniques ainsi que la conception et la conduite de l’investigation clinique ne relèvent pas du champ d’application de l’IMDD et doivent être décrites dans le plan d’investigation clinique.
Les exigences relatives à la protection des données à caractère personnel ne relèvent pas non plus du champ d’application de la directive sur la protection des données à caractère personnel.

Dossier au format IMMD

1. Description et spécification du dispositif, y compris les variantes et accessoires

1.1 Description et spécification du dispositif

1. le nom du dispositif ou de la marque et une description générale du dispositif, y compris son usage prévu et les utilisateurs prévus ; Ces informations comprennent le nom et les coordonnées (adresse de visite, numéro de téléphone et adresse électronique) du fabricant et, s’il ne s’agit pas du fabricant, du promoteur.
2. le code IUD-ID de base visé à l’annexe VI, partie C, attribué par le fabricant au dispositif en question, dès que l’identification de ce dispositif devient fondée sur un système IUD, ou autrement une identification claire au moyen du code produit, du numéro de catalogue ou de toute autre référence non ambiguë permettant une traçabilité ; La méthode utilisée pour retracer le dispositif médical doit être incluse.
3. la population de patients visée et les conditions médicales à diagnostiquer, à traiter et/ou à surveiller, ainsi que d’autres considérations telles que les critères de sélection des patients, les indications, les contre-indications, les mises en garde ; Il s’agit des contre-indications et mises en garde connues avant le début de l’investigation clinique.
4. les principes de fonctionnement du dispositif et son mode d’action, démontrés scientifiquement si nécessaire ;
5. la justification de la qualification du dispositif en tant que dispositif médical;
6. la classe de risque du dispositif et la justification de la ou des règles de classification appliquées conformément à l’annexe VIII ;
7. une explication de toute nouvelle caractéristique ;.
8. une description des accessoires d’un dispositif, d’autres dispositifs et d’autres produits qui ne sont pas des dispositifs et qui sont destinés à être utilisés en combinaison avec celui-ci ;
9. une description ou une liste complète des diverses configurations/variantes du dispositif qui sont destinées à être mises sur le marché ; Cela concerne les différentes configurations/variantes du dispositif à utiliser dans l’investigation clinique. Une justification doit être fournie pour expliquer pourquoi ces configurations sont utilisées pour l’investigation clinique.
10. une description générale des éléments fonctionnels clés, par exemple ses parties/composants (y compris les logiciels le cas échéant), sa formulation, sa composition, sa fonctionnalité et, le cas échéant, sa composition qualitative et quantitative. S’il y a lieu, cela doit inclure des représentations picturales étiquetées (p. ex. diagrammes, photographies et dessins), indiquant clairement les parties/composants clés, y compris des explications suffisantes pour comprendre les dessins et les diagrammes ;
11. une description des matières premières incorporées dans les éléments fonctionnels clés et de celles qui sont en contact direct avec le corps humain ou en contact indirect avec le corps, par exemple pendant la circulation extracorporelle des fluides corporels ;
12. les spécifications techniques, telles que les caractéristiques, les dimensions et les attributs de performance du dispositif, ainsi que les variantes/configurations et accessoires qui figureraient normalement dans le cahier des charges mis à la disposition de l’utilisateur, par exemple dans des brochures, catalogues et publications similaires. Cela concerne les variantes/configuration et les accessoires à utiliser dans l’investigation clinique. Il se peut que les brochures, les catalogues et les publications similaires ne soient pas encore disponibles avant l’investigation clinique.

1.2 Référence aux générations précédentes et similaires du dispositif

1. un aperçu de la ou des générations précédentes du dispositif fabriqué par le fabricant, lorsque de tels dispositifs existent ; Une brève description des principales caractéristiques des générations précédentes suffit.
2. une vue d’ensemble des dispositifs similaires identifiés et disponibles sur le marché de l’UE ou sur le marché international, lorsque de tels dispositifs existent. Une brève description des caractéristiques clés d’appareils similaires suffit.

2. Informations à fournir par le fabricant

Un ensemble complet de :

1. l’étiquette ou les étiquettes apposées sur le dispositif et sur son emballage, telles que l’emballage unitaire, l’emballage de vente, l’emballage de transport en cas de conditions de gestion particulières, dans les langues acceptées dans les États membres où le dispositif est envisagé pour la vente ; et
2. la notice d’utilisation dans les langues acceptées dans les États membres où le dispositif est envisagé pour la vente.

• Les étiquettes apposées sur les dispositifs et l’emballage ainsi que le mode d’emploi sont ceux qui sont associés aux dispositifs médicaux utilisés pendant l’investigation clinique.
• L’emballage ne doit pas nécessairement être l’emballage de vente final.
• L’étiquette doit porter la mention “exclusivement pour les investigations cliniques“.
• Pour les utilisateurs professionnels, tels que les médecins, les techniciens de laboratoire et les infirmières, l’anglais et le néerlandais sont les langues acceptées pour le mode d’emploi.
• Le mode d’emploi doit être conforme aux prescriptions du paragraphe 23.4 de l’annexe I du RDM. Les aspects importants à inclure dans le mode d’emploi sont la formation et/ou les qualifications requises des utilisateurs ou d’autres personnes ainsi que les avertissements, précautions et contre-indications.
• D’autres instructions, autres que la notice d’utilisation, accompagnent l’appareil, par exemple pour l’installation, l’entretien ou le maintien des normes d’hygiène, ne doivent pas être soumises dans le cadre de l’IMDD.

3. Renseignements sur la conception et la fabrication

1. des informations permettant de comprendre les étapes de conception appliquées au dispositif : des renseignements doivent être fournis pour obtenir une compréhension générale du processus de conception du dispositif médical faisant l’objet de l’enquête. Il n’est pas destiné à remplacer les informations plus détaillées requises pour un audit de SMQ ou une autre activité d’évaluation de la conformité. Un organigramme montrant une vue d’ensemble des différentes étapes du processus de conception, au lieu d’une documentation détaillée, est jugé acceptable.
2. des informations et spécifications complètes, y compris les procédés de fabrication et leur validation, leurs adjuvants, la surveillance continue et les essais du produit final. Les données doivent figurer intégralement dans la DT ; La documentation doit contenir des renseignements permettant à l’examinateur d’acquérir une compréhension générale des procédés de fabrication. Il n’est pas destiné à remplacer les informations plus détaillées requises pour un audit de SMQ ou une autre activité d’évaluation de la conformité. Un organigramme montrant un aperçu de la production, de l’assemblage, de tout essai du produit final et de l’emballage du dispositif médical fini, au lieu d’une documentation détaillée, est jugé acceptable.
3. l’identification de tous les sites, y compris les fournisseurs et sous-traitants, où des activités de conception et de fabrication sont réalisées.

La documentation contient des informations sur le SMQ pour la conception et la fabrication. Les certificats de SMQ sont jugés acceptables et une copie claire des certificats originaux doit être fournie.
Note : L’EN ISO 13485 est la norme utilisée pour le SMQ par presque tous les fabricants de dispositifs médicaux.

Si une entreprise n’est pas encore certifiée selon la norme EN ISO 13485, l’IMDD doit contenir une déclaration indiquant que des procédures sont disponibles pour les éléments suivants (le cas échéant) :

• Contrôle de la conception
• Sélection et contrôle des fournisseurs
• Contrôle de la production pour les lots cliniques
• Évaluation clinique / investigation clinique

Dans ce cas, le fabricant doit également indiquer la planification de l’obtention de la certification EN ISO 13485.

Pour les dispositifs médicaux fabriqués et utilisés uniquement au sein d’un seul établissement de santé, le certificat du SMQ utilisé dans l’établissement de santé doit être présenté, en indiquant pourquoi ce SMQ est jugé approprié (gestion de la qualité similaire à l’EN ISO 13485) pour la conception et la fabrication du dispositif médical à l’étude.

4. Exigences générales de sécurité et de performance

La documentation contient des informations pour la démonstration de la conformité aux exigences générales de sécurité et de performance énoncées à l’annexe I qui sont applicables au dispositif compte tenu de sa destination, et comprend une justification, une validation et une vérification des solutions adoptées pour satisfaire à ces exigences.

La démonstration de la conformité comprend :

1. les exigences générales de sécurité et de rendement qui s’appliquent au dispositif et une explication des raisons pour lesquelles les autres ne s’appliquent pas ;
2. la ou les méthodes utilisées pour démontrer la conformité à chaque exigence générale de sécurité et de performance applicable ;
3. les normes harmonisées, les spécifications communes ou les autres solutions appliquées ; et
4. l’identité précise des documents contrôlés apportant la preuve de la conformité à chaque norme harmonisée, spécification commune ou autre méthode appliquée pour démontrer la conformité aux exigences générales de sécurité et de performance. Les informations visées au présent point comportent un renvoi à l’emplacement de ces éléments de preuve dans la DT complète et, le cas échéant, dans le résumé de la DT.

Cette information est habituellement consignée dans une liste de contrôle. L’annexe II du document IMDD fournit un exemple d’une telle liste de contrôle.

Au moment de la soumission du IMDD, toutes les exigences générales de sécurité et de performance (GSPR) doivent être entièrement satisfaites, à l’exception des GSPR qui exigent des preuves (supplémentaires) destinées à être obtenues par l’investigation clinique. Les GSPR, lorsque l’investigation clinique fournira des éléments de preuve (supplémentaires), doivent être clairement identifiés et il doit être expliqué comment les données obtenues dans le cadre de l’investigation contribueront à respecter le GSPR spécifique.

Dans la liste de contrôle du GSPR, il faut faire référence aux documents qui démontrent la conformité à un GSPR spécifique. Les documents mentionnés dans la liste de contrôle n’ont pas besoin d’être soumis, s’ils ne sont pas requis pour d’autres éléments du IMDD.

5. Analyse bénéfice/risque et gestion des risques

La documentation contient les informations sur:

1. l’analyse bénéfice/risque visée aux sections 1 et 8 de l’annexe I (du RDM), et
2. les solutions adoptées et les résultats de la gestion des risques visée à l’annexe I, section 3.

La documentation doit contenir les dernières versions du ou des documents contenant les risques identifiés, analysés et évalués, et la manière dont ces risques ont été atténués ou maîtrisés à un niveau acceptable, ceci est généralement documenté dans l’analyse des risques.

Il convient d’identifier les risques liés à la conception et à l’utilisation du dispositif qui font l’objet d’une investigation clinique spécifique. Une justification doit être fournie pour expliquer pourquoi il est jugé acceptable d’entamer l’investigation clinique compte tenu des incertitudes liées à ces risques. La gestion des risques se fait en néerlandais ou en anglais.

De préférence, une équipe multidisciplinaire a été impliquée dans l’analyse des risques et l’implication des membres de l’équipe qui ont apporté une contribution significative à l’analyse des risques doit être mentionnée dans l’analyse des risques.

L’EN ISO 14971 est la norme utilisée pour le système de gestion des risques par presque tous les fabricants de dispositifs médicaux. Si la norme EN ISO 14971 n’est pas utilisée, une justification doit être fournie pour expliquer pourquoi cette norme n’est pas utilisée et pourquoi l’approche adoptée est considérée au moins aussi appropriée que l’utilisation de la norme EN ISO 14971.

Notes : lors de l’élaboration de cette version de l’IMDD, la norme EN ISO 14971 était en cours de révision. La prochaine édition de la version ISO devrait être publiée fin 2019. L’utilisation de la dernière version de cette norme est recommandée. Voir l’annexe III de l’IMDD pour plus d’informations sur la gestion des risques.

6. Vérification et validation des produits

La documentation contient les résultats et les analyses critiques de toutes les vérifications et de tous les essais de validation et/ou études entrepris pour démontrer la conformité du dispositif aux exigences du règlement, et en particulier aux exigences générales de sécurité et de performance applicables.

6.1 Données précliniques et cliniques

1. les résultats d’essais, tels que des essais techniques, de laboratoire, d’utilisation simulée et d’expérimentation animale, et l’évaluation de la littérature publiée applicable au dispositif, compte tenu de son utilisation prévue, ou à des instruments similaires, en ce qui concerne la sécurité préclinique du dispositif et sa conformité aux spécifications ; Pour l’évaluation documentaire, une description du protocole de recherche, des références aux publications incluses dans l’examen, un résumé de l’examen et des conclusions doivent être soumis.
2. des informations détaillées concernant la conception de l’essai, les protocoles d’essai ou d’étude complets, les méthodes d’analyse des données, en plus des résumés des données et des conclusions de l’essai concernant en particulier : Pour tous les essais applicables mentionnés aux points suivants, au moins un résumé des essais effectués, de la méthodologie, des normes appliquées, des résultats et des conclusions doit être soumis. Il n’est pas nécessaire de fournir des renseignements détaillés sur la conception des essais (p. ex., protocoles d’essai) et les résultats des essais.

Une justification du choix des essais effectués doit également être fournie concernant :

• la biocompatibilité du dispositif, y compris l’identification de tous les matériaux en contact direct ou indirect avec le patient ou l’utilisateur ; Au minimum, des essais doivent être effectués sur des échantillons prélevés sur le dispositif fini, stérilisé (lorsqu’il est fourni stérile). Si des essais de biocompatibilité ont été effectués sur des matériaux et/ou des versions antérieures de l’appareil, ces informations peuvent être utilisées pour l’appareil actuel. Une justification doit être fournie quant à l’applicabilité des données disponibles et des essais encore nécessaires pour les dispositifs actuels. Cette information devrait être disponible dans le rapport d’évaluation de la sécurité biologique, comme l’exige la norme horizontale sur les essais de sécurité biologique (ISO 10993-1).
• La caractérisation physique, chimique et microbiologique ; Les spécifications physiques, chimiques et microbiologiques applicables doivent être fournies, aucune autre information sur les essais n’étant requise.
• La sécurité électrique et compatibilité électromagnétique ;
• la vérification et la validation du logiciel (décrivant le processus de conception et de développement du logiciel et la preuve de la validation du logiciel, tel qu’il est utilisé dans l’instrument fini. Ces renseignements doivent généralement comprendre le résumé des résultats de toutes les vérifications, validations et essais effectués à l’interne et dans un environnement utilisateur simulé ou réel avant la version finale. Elle couvre également toutes les différentes configurations matérielles et, le cas échéant, les systèmes d’exploitation identifiés dans les informations fournies par le fabricant) ;

Pour les logiciels, un certain nombre de normes sont disponibles. Trois normes sont développées ci-dessous, mais cette liste n’est pas exhaustive et d’autres normes peuvent également s’appliquer.

• EN IEC 62304:2006 Logiciels pour dispositifs médicaux – Processus du cycle de vie des logiciels, couvre à la fois les logiciels en tant que composants d’un dispositif médical et les logiciels autonomes (un dispositif médical en soi).
• EN-IEC 82304-1:2017 Logiciel de santé – Partie 1 : Exigences générales, énonce les exigences relatives à la sûreté et à la sécurité des produits logiciels de santé.
• EN IEC 60601-1:2005 Appareils électromédicaux – Partie 1 : Exigences générales relatives à la sécurité de base et aux performances essentielles, contient une section spécifique sur les systèmes électriques médicaux programmables.

Pour le choix des normes utilisées pour la vérification et la validation des logiciels, le fabricant doit fournir une justification.

• la stabilité, y compris la durée de conservation. Le fabricant indique la durée de conservation des dispositifs utilisés au cours de l’investigation clinique et sur quelle information/essai la détermination de la durée de conservation a été fondée.
• Les performances et la sécurité.

Dans le cas d’une investigation clinique avec un dispositif ne portant pas le marquage CE, d’autres essais effectués avant le début de l’investigation clinique (par exemple sur l’utilisabilité) doivent être soumis, qui peuvent inclure des données cliniques.

Le cas échéant, la conformité aux dispositions de la directive 2004/10/CE doit être démontrée. La directive 2004/10/CE concerne l’application des principes de bonnes pratiques de laboratoire et la vérification de leurs applications pour les essais sur les substances chimiques.

Lorsqu’aucun nouvel essai n’a été entrepris, la documentation doit comprendre une justification de cette décision. Un exemple d’une telle justification serait que des essais de biocompatibilité sur des matériaux identiques ont été effectués lorsque ces matériaux ont été incorporés dans une version antérieure du dispositif qui a été légalement mis sur le marché ou mis en service.

3. le rapport d’évaluation clinique et ses mises à jour ainsi que le plan d’évaluation clinique visé à l’article 61, paragraphe 12, et à l’annexe XIV, partie A ;
   Dans le cas d’un dispositif médical non marqué CE, un rapport d’évaluation clinique final ne sera pas disponible au moment de soumettre une demande d’investigation clinique avec cet instrument. Toutefois, le promoteur doit soumettre le plan d’évaluation clinique, dans lequel l’investigation clinique est incluse, soit en tant qu’annexe au document IMDD, soit comme document séparé référencé dans le document IMDD. Le plan d’évaluation clinique doit également indiquer comment d’autres essais, tels que présentés au point 6.1 du document IMDD, sont inclus dans l’évaluation clinique du dispositif. Dans le cas d’un instrument médical portant le marquage CE, la dernière version du rapport d’évaluation clinique peut fournir des renseignements utiles.
4. le plan de SCAC et le rapport d’évaluation du SCAC visés à la partie B de l’annexe XIV ou une justification de la non-applicabilité d’un SCAC.
   Pour un dispositif médical non marqué CE, un plan SCAC n’est pas encore nécessaire.

6.2 Renseignements supplémentaires requis dans des cas particuliers

1. Lorsqu’un dispositif incorpore comme partie intégrante une substance qui, si elle est utilisée séparément, peut être considérée comme un médicament au sens de l’article 1er, point 2, de la directive 2001/83/CE, y compris un médicament dérivé du sang ou du plasma humains, visé à l’article 1er, paragraphe 8, premier alinéa, une mention indiquant ce fait. Dans ce cas, la documentation doit identifier la source de cette substance et contenir les données des essais effectués pour évaluer sa sécurité, sa qualité et son utilité, compte tenu de la destination du dispositif.
   La documentation contient des informations sur la substance médicamenteuse et les risques spécifiques liés à la substance et à la gestion de ces risques, ainsi que des preuves de la valeur ajoutée de l’incorporation de ce constituant par rapport aux avantages cliniques et/ou à la sécurité du dispositif.
   Si un avis scientifique de l’autorité nationale compétente ou de l’Agence européenne des médicaments est disponible, cela est jugé suffisant. L’avis scientifique concerne la qualité et la sécurité du médicament enregistré, y compris le rapport bénéfice/risque clinique de l’incorporation de la substance dans le dispositif. Aucune autre information n’est requise dans ce cas.
2. Lorsqu’un dispositif est fabriqué à partir de tissus ou de cellules d’origine humaine ou animale, ou de leurs dérivés, et qu’il est couvert par le présent règlement conformément à l’article 1er, paragraphe 6, points f) et g), et lorsqu’un dispositif incorpore comme partie intégrante des tissus ou cellules d’origine humaine ou leurs dérivés qui ont une action accessoire à celle du dispositif et est couvert par le présent règlement conformément à l’article 1er, paragraphe 10, premier alinéa, une déclaration le précisant. Dans ce cas, la documentation identifie toutes les matières d’origine humaine ou animale utilisées et fournit des informations détaillées concernant la conformité aux points 13.1 ou 13.2 de l’annexe I, respectivement.  La documentation contient des informations sur les tissus, les cellules ou leurs dérivés et sur la gestion des risques spécifiques liés aux tissus, cellules ou leurs dérivés, ainsi que des preuves de la valeur ajoutée de l’incorporation de ces composants par rapport au bénéfice clinique et/ou à la sécurité du dispositif.
3. Dans le cas d’instruments composés de substances ou de combinaisons de substances destinées à être introduites dans le corps humain et qui sont absorbées par le corps humain ou dispersées localement dans celui-ci, des renseignements détaillés, y compris la conception des essais, les protocoles complets des essais ou études, les méthodes d’analyse des données, les résumés des données et les conclusions des essais, concernant les études en rapport avec :

• absorption, distribution, métabolisme et excrétion ;
• les interactions possibles de ces substances, ou de leurs produits métaboliques dans le corps humain, avec d’autres dispositifs, médicaments ou autres substances, compte tenu de la population cible et de ses conditions médicales associées ;
• la tolérance locale ; et
• la toxicité, y compris la toxicité à dose unique, la toxicité à doses répétées, la génotoxicité, la cancérogénicité et la toxicité pour la reproduction et le développement, selon le niveau et la nature de l’exposition au dispositif, selon le cas.

En l’absence de telles études, une justification doit être fournie.

4. Dans le cas de dispositifs contenant des CMR ou des substances perturbatrices du système endocrinien visées au point 10.4.1 de ladite annexe I, la justification visée au point 10.4.2 de ladite annexe.
5. Dans le cas de dispositifs mis sur le marché dans des conditions microbiologiques stériles ou définies, une description des conditions environnementales pour les étapes de fabrication concernées. Dans le cas des dispositifs mis sur le marché à l’état stérile, une description des méthodes utilisées, y compris les rapports de validation, en matière d’emballage, de stérilisation et de maintien de la stérilité. Le rapport de validation porte sur l’analyse de la charge microbienne, l’analyse pyrogène et, le cas échéant, l’analyse des résidus d’agents stérilisants. Des informations doivent être fournies pour démontrer que l’efficacité du procédé de stérilisation utilisé est suffisante pour ce dispositif spécifique. Ces informations sont généralement fournies dans un rapport de validation. Si d’autres essais ont été effectués ou si des essais supplémentaires n’ont pas été jugés nécessaires, une justification de cette décision doit être fournie. Un résumé des résultats des autres essais doit être présenté. Note : pour la stérilisation à l’oxyde d’éthylène, des directives spécifiques pour la stérilisation de petits lots, par exemple pour les produits utilisés pendant les études cliniques, ont été développées en annexe à la norme EN ISO 11135.
6. Dans le cas de dispositifs mis sur le marché avec une fonction de mesure, une description des méthodes utilisées pour garantir l’exactitude telle qu’elle est indiquée dans les spécifications.
7. Si le dispositif doit être connecté à d’autres dispositifs pour fonctionner comme prévu, une description de cette combinaison/configuration, y compris la preuve qu’il est conforme aux exigences générales de sécurité et de performance lorsqu’il est connecté à un ou plusieurs de ces dispositifs compte tenu des caractéristiques spécifiées par le fabricant. La description de cette combinaison/configuration utilisée dans l’étude clinique doit être soumise, y compris les raisons pour lesquelles cette combinaison est considérée comme sûre et efficace.

source : ccmo